La burocracia y el papeleo II

Alguna vez te has preguntado al salir de una institución cualquiera en la que has realizado trámites y después de haber rellenado un montón de formularios impresos, ¿quién revisa esos papeles?

He investigado de forma personal, y la respuesta es: nadie o prácticamente nadie los revisa. Es posible que una persona con un cargo superior o una comisión estén obligadas a aprobar los trámites, a partir de la revisión de los documentos que hemos entregado.

Pero, en realidad, es imposible pensar que cada uno de los papeles y los datos requeridos van a ser revisados por un ser humano.

¿Recuerdas cuántas veces has rellenado formularios inmensos para lograr un servicio? Este puede ser una solicitud de visa para viajar, la apertura de una cuenta bancaria o la matrícula en una escuela.

En muchas otras consultas que he realizado, la respuesta es que este papeleo se hace necesario para las instituciones, fundamentalmente para dejar constancia con respaldo documental legal del acto que han aprobado o que van a aprobar. No obstante, me atrevería a decir que solo unos cuantos de los datos entregados afectarán la decisión de un SÍ o un NO en la aprobación del trámite.

¿Acaso no sería mejor disponer de un sistema universal que permita verificar estos y otros datos, con tan solo unos cuantos clics y poder tomar las decisiones en un solo acto?

Papeleo y demoras en hacer trámites

Estudios revelan que menos de la mitad de los trámites se resuelven en una sola interacción con la entidad pública o la institución. Más del 25% de ellos requiere tres interacciones o más. Esto genera un gran costo al momento de acceder a servicios básicos como la educación, la salud, el pago de impuestos, la obtención de un certificado de nacimiento, la inscripción en una escuela o el registro en una institución de salud.

Estos mismos estudios revelan que los trámites digitales se demoran 74% menos que los trámites presenciales. Además, implican un consecuente ahorro de recursos y de tiempo para las personas y para las instituciones.

En los países menos desarrollados la palabra “trámite” es sinónimo de “dolor de cabeza”, pues las instituciones públicas o privadas no suelen coordinarse entre sí, te exigen los mismos documentos en todos los sitios y funcionan aún con archivos de papel. Entonces se preocupan más en cumplir con las normas burocráticas, que en atender las verdaderas necesidades de las personas.

Existen múltiples publicaciones al respecto, tales como las realizadas por el Banco Mundial y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID). En los países de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OECD) –mayoritariamente desarrollados–, el tiempo que consume hacer los trámites solo para pagar los impuestos equivale a 177 horas al año, mientras que en América Latina y el Caribe se gastan unas 361 horas.

La historia de Domitila Murillo

A una ciudadana boliviana de 70 años, llamada Domitila Murillo, le tomó 11 meses renovar su cédula de identidad. Su caso fue el ganador de un concurso denominado “El peor trámite de mi vida”, efectuado en el 2011 y promovido por el Ministerio de Transparencia Institucional y Lucha contra la Corrupción de ese país suramericano.

Para reunir todos los documentos tuvo que desplazarse 900 kilómetros entre diferentes ciudades del país, visitar muchos sitios con ventanillas y largas filas dejando gestiones a medias por falta de algún sello o papel o simplemente por escuchar “vuelva mañana”. Según se dice, hasta tuvo que pagar una coima para agilizar el proceso. Lo más paradójico fue que la señora Murillo obtuvo su cédula y, dos semanas más tarde, falleció.

Esta fatídica experiencia de Domitila Murillo aparece en el libro El fin del trámite eterno: ciudadanos, burocracia y gobierno digital, publicado por el BID en abril del 2018.

Europa, el RGPD y los trámites digitales

En sentido general, Europa ofrece los mejores resultados con respecto a este tema. Muchos de los países de la región han agilizado sus trámites con la introducción de las tecnologías digitales. En medio de ese contexto ha surgido el muy discutido Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), el cual lejos de crear un caos en la gestión de los trámites, trata de facilitar la vida de las personas dentro de un ordenamiento jurídico consecuente.

Este Reglamento permite a los ciudadanos de la Unión Europea controlar mejor sus datos personales. Asimismo, moderniza y unifica las normas para reducir la burocracia, y así se beneficia de una mayor confianza por parte de los consumidores.

El RGPD refuerza los derechos existentes, genera nuevos derechos y ofrece a los ciudadanos un mayor control sobre sus datos personales, incluyendo la obligatoriedad de un acceso más sencillo a los datos personales. La normativa también proporciona más información sobre el cómo se tratan estos y garantizando que la información esté disponible de una forma clara y comprensible.

Además, el documento provee de un nuevo derecho a la portabilidad de los datos, el cual facilita la transmisión de estos entre proveedores de servicios y un derecho más claro a la supresión («derecho al olvido»), cuando un individuo no desee que se sigan tratando sus datos. Lo anterior significa que, cuando no exista ninguna razón legítima para conservar estos datos, deberán ser suprimidos.

El RGPD regula una variedad de actos en relación con los datos y establece reglas para las empresas, organizaciones e instituciones de todo tipo.

FySelf: En busca de tu Yo Digital

En medio de todo este entorno aparece FySelf que, inspirado en las nuevas leyes y regulaciones que ha establecido Europa y que se están sucediendo en varios países, pretende ayudar a facilitar la vida de las personas y aligerar el trabajo de las instituciones y organizaciones de todo tipo.

Este blog intenta ayudar a construir conocimiento sobre la identidad digital; asunto no muy tratado, incluso en la era de la digitalización. Esta identidad debe emplearse de la forma más conveniente, preferiblemente en el beneficio de cada ser humano, tratando de satisfacer sus necesidades.

La digitalización de todo tipo de trámites es una máxima dentro de las necesidades de nuestros tiempos modernos. Poner la tecnología al alcance de todos es imprescindible para la humanidad.

Find Your Digital Self comprende que tienes un Yo Digital y si aún no lo tienes créalo en función de tu propio beneficio. Súmate a FySelf, te acompañaremos en ese empeño.


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M.B.P (CEO FySelf)

Arquitecto de profesión, y apasionado de las nuevas tecnologías. Hombre de emprendimientos y retos. Sueña con un mundo donde la tecnología nos ayude a ser mejores seres humanos.

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