La burocracia y el papeleo I

En artículos anteriores, se resume la cantidad de veces que se entregan datos personales en las diferentes instituciones, organizaciones, empresas a lo largo de nuestras vidas. A veces, estos datos son otorgados de forma obligatoria, otras para disfrutar de un servicio y algunas por simple decisión e incluso en muchas ocasiones sin estar conscientes de hacerlo.

Todos esos procesos anteriores han estado ligados a la burocracia y al papeleo. Pero, te has detenido a investigar: ¿qué es la burocracia?

Entendiendo los orígenes del término

La palabra viene del francés bureaucratie, relacionado con bureau: oficina o escritorio, y de la vocablo –cratie del término griego –κρατία, este de la raíz κράτος: poder o fuerza. O sea, si lo simplificamos se trata de “el poder aplicado desde un escritorio”.

Existen muchos conceptos y criterios para definir la burocracia en varias lenguas, pero hay uno que resume las múltiples interpretaciones respecto al término en la actualidad: “La burocracia es la gestión de administración ineficiente a causa del papeleo, la rigidez y las formalidades superfluas”.

La burocracia suele estar ligada a los retrasos en los trámites, ya sean por condiciones técnico-organizativas o provocados intencionalmente en todos los procesos de toma de decisiones.

¿Qué pasa con la burocracia hoy?

En muchos países y al interior de ciertas organizaciones, la burocracia está relacionada con la corrupción. En este proceso, de forma general, aparece un escondrijo justificativo: el papeleo y/o las dificultades técnicas y organizativas de los gestores de la administración para garantizar el cumplimiento de los procedimientos, los que en cada trámite requieren de un tiempo establecido.

Son innumerables los ejemplos de actos de trámites absurdos, demorados, ineficientes que se suceden día a día relacionados con las personas. Procesos engorrosos que dificultan considerablemente la vida de las personas.

Algunas publicaciones refieren que, en la mayoría de los países, los trámites son ineficientes y lentos, con grandes fallas en los procesos de digitalización por la dispersión extrema de los sistemas de recogida de datos, sean estos digitales o manuales.

Papeleo y trámites en la actualidad

Completar una sola gestión consistente en la entrega de datos personales lleva en promedio 5,4 horas. No obstante, en algunos países tarda más de 11 horas desde el momento en que decides actuar hasta que lo das por culminado. Los trámites presenciales cuestan a los gobiernos, a las instituciones o a las empresas hasta 40 veces más que un servicio equivalente utilizando un sistema informático.

En la Unión Europea es posible empezar el 80% de los trámites en línea, pero finalmente se terminan de forma presencial, especialmente debido a la poca credibilidad de los sistemas a la hora de avalar los datos de las personas que le han sido entregados.

En Estonia, que está considerada la nación digital del planeta, aún es necesaria la presencia física para completar algunos pocos trámites, como casarse o hacerse de una propiedad. Esta nación es responsable del programa E-Resident (residencia digital), que es uno de los más grandes avances en la era del emprendimiento.

Sin embargo, la entrega final de este documento de identificación demanda de la presencia personal ante la autoridad de los consulados o embajadas del país, algo que pareciera un gran absurdo. Ello se debe a que no existe un sistema universal de identificación, el cual permita ofrecer la validación sobre los datos personales que han sido compartidos por una persona u otra, lo que se manifiesta en una incredulidad sostenida de los sistemas de control.

Problemas burocráticos en cifras

En el mundo de los negocios, economías, emprendimientos y empresas aparecen revelaciones muy importantes. Una encuesta de la firma Internacional Business Review de Grant Thornton, realizada en las 44 economías que generan el 80% del Producto Interno Bruto (PIB) mundial, reveló que las naciones con más problemas burocráticos son Grecia, India e Italia, donde el 72%, 62% y 60% de sus empresarios respectivamente, considera que los excesivos trámites regulatorios frenan los negocios.

El estudio de Grant Thornton menciona que la nación con menor burocracia es Finlandia, donde sólo el 8% de los empresarios cree que los trámites frenan el crecimiento empresarial. A nivel global precisó que el 34% de los empresarios establece la burocracia como un impedimento importante para los negocios.

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Para disímiles trámites debemos llenar variados formularios. Photo by Kelly Sikkema on Unsplash

Gran parte de la burocracia gubernamental, institucional o privada está dada por la recogida y verificación de los datos de las personas para ofrecer una autorización o servicio. Los datos viajan de un lado a otro y pocas veces las personas tienen control sobre los mismos.

En la gran mayoría de los casos, todos estos datos fueron entregados en formatos de papel y bolígrafo, como parte del proceso burocrático de alcanzar un servicio, una aprobación o un registro obligatorio.


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M.B.P (CEO FySelf)

Arquitecto de profesión, y apasionado de las nuevas tecnologías. Hombre de emprendimientos y retos. Sueña con un mundo donde la tecnología nos ayude a ser mejores seres humanos.

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